Que ce soit pour un colloque, une réunion d’affaires, un meeting ou autres, voici quelques conseils que vous pourrez adopter afin de trouver une salle de réunion à Bruxelles et ses environs.
Une ambiance en fonction de vos souhaits
Toutes les salles de réunion ne sont pas les mêmes, ni le genre de réunions que vous organisez d’ailleurs ! Idéalement, vous voulez un espace qui complète la nature de votre réunion. Par exemple, si vous allez rencontrer des clients ou des prospects, choisissez une salle faisant preuve de professionnalisme. Pour les ateliers d’une journée complète, vous aurez peut-être besoin d’un espace flexible avec restauration sur place.
Les présentations sont-elles à l’ordre du jour ? Dans ce cas, vous aurez peut-être besoin d’une petite scène pour vos discours. Quoiqu’il en soit, vous aurez toujours besoin d’un équipement audiovisuel destiné à l’événementiel de haute qualité. Prenez également en compte la taille de votre espace. Voulez-vous que la salle soit spacieuse ou plutôt terre-à-terre ? Toutefois, veillez ne pas sacrifier l’ambiance et les commodités de la salle de réunion pour économiser de l’argent.
Les installations et les prestations offertes
Lorsque vous envisagez de louer une salle de conférence, vous devez savoir ce qui est inclus. Il y a quelques éléments de base dont vous pourriez avoir besoin, tels que :
- Un Wi-Fi pour tous les participants
- Un microphone pour les haut-parleurs
- Un projecteur
- Capacités de vidéoconférence
- Une imprimante
Si quelque chose n’est pas inclus dans le coût de la location de la salle de réunion, il s’agit d’un nouvel élément de ligne et vous devrez le budgétiser. Dans le choix de la location salle de réunion à Bruxelles, pensez aux coûts relatifs au personnel informatique ou aux traiteurs sur site peuvent vous alléger le fardeau. La dernière chose dont vous avez besoin est que la technologie échoue au milieu de la réunion sans aucun support. Déterminez quel type de support est inclus dans la location de votre réunion avant de choisir un lieu.
Le coût réel de la location de la salle de réunion
Parlons des chiffres. Avant de signer un contrat, vous devez connaître le coût de la salle de réunion et, plus important encore, les coûts cachés de la planification d’événements. Outre le tarif de location actuel de la salle de conférence, recherchez des coûts supplémentaires tels que :
- Frais d’installation
- Accès au parking
- Les taxes
- Frais de service
Passez en revue les coûts exacts de la location de la salle de réunion avant de signer sur la ligne pointillée. Ajoutez un élément pour les coûts face aux imprévus au cas où.
Une fois que vous connaissez les coûts associés à la location d’une salle de conférence, réfléchissez aux conditions de paiement. Une caution est-elle requise ? Si oui, quel pourcentage vous devrez payer ? Devrez-vous payer un solde avant ou après l’événement ? Quelles sont les options de paiement disponibles ? Déterminer combien vous devrez payer et quand vous aidera à choisir la meilleure location de salle de réunion pour votre budget.